I. TÊN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH KẾ TOÁN NĂM HỌC 2019-2020 TẠI TRƯỜNG MẦM NON
II. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI VÀ MÔ TẢ NỘI DUNG
1. Lý do chọn đề tài
Chứng từ sổ sách kế toán là thành phần không thể thiếu được trong quá trình thanh toán, quyết toán, làm cơ sở để chứng minh cho việc thu - chi tài chính của đơn vị, chúng ta chỉ nhìn vào chứng từ, sổ sách kế toán ta sẽ biết được thực trạng hoạt động của đơn vị là yếu tố tác động đến quá trình thu – chi của đơn vị, nó góp phần quyết định hiệu quả khách quan và trung thực của một đơn vị, là điều kiện thiết yếu của một người làm công tác kế toán của một đơn vị, đó là phương tiện, là điều kiện làm cơ sở để tính tiền lương và các khoản phụ cấp, các khoản thanh toán cho cá nhân tập thể và các hoạt động mua sắm, sửa chữa, nâng cấp tài sản, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chuyên môn được đầy đủ và kịp thời đúng qui định.
Chứng từ sổ sách kế toán là một bằng chứng để chứng minh cho việc thu - chi tài chính của đơn vị. Đồng thời nó còn góp phần thúc đẩy cho mọi hoạt động của đơn vị quản lý Nhà nước về giáo dục và đào tạo ở địa phương.
Từ thực tiển trên cho chúng ta thấy việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán là lâu dài và rất quan trọng, là chứng từ minh bạch cho việc thu - chi tài chính ở đơn vị và cho chính bản thân kế toán. Do đó việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán là phải được bảo quản lâu dài từ 15 năm trở lên, đồng thời góp phần nâng cao phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương theo yêu cầu của nhà nước đã đề ra.
Nhưng hiện nay nhà trường chưa có kho lưu trữ chứng từ riêng cho bộ phận kế toán mà lưu trữ chung với phòng làm việc của kế toán, phòng làm việc thì nhỏ hẹp, cơ sở vật chất thiết bị để phục vụ cho lưu trữ hồ sơ chứng từ, sổ sách còn thô sơ, nên việc quản lý lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán gặp khó khăn, không đáp ứng được nhu cầu phát triển cao hơn trong quản lý chứng từ, sổ sách kế toán. Từ đó còn nhiều mặt chưa được hiện đại và đạt hiệu quả cao.
Qua nhiều năm thực tế làm công tác kế toán tại trường Mầm Non 3-phường 3, việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị tôi nhận thấy chứng từ, sổ sách kế toán là một vấn đề mà bản thân tôi hết sức quan tâm tìm hiểu và nghiên cứu đề ra những giải pháp thúc đẩy để công việc được hoàn thành tốt và phát huy hiệu quả của nó. Từ những suy nghĩ trên bản thân tôi quyết định chọn đề tài: “Một số giải pháp về công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán năm học 2019-2020 tại trường Mầm Non”
2. Mô tả nội dung:
Để nâng cao công tác quản lý hồ sơ kế toán mang lại hiệu quả cao thì đây là một vấn đề khá nan giải, mà chúng ta muốn quản lý sắp xếp hồ sơ tốt thì cần phải có những biện pháp thiết thực và hiểu được hồ sơ sổ sách là gì? ý nghĩa tác dụng của công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt như thế nào?
+ Khái niệm hồ sơ sổ sách kế toán:
Tài liệu được chia sẻ miễn phí tại: https://www.dvtuan.com/
- Hồ sơ: Là tập hợp văn bản, chứng từ, tài liệu có liên quan với nhau nhằm phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể. Được hình thành trong quá trình giải quyết công việc, nghiệp vụ thanh toán, tổng hợp, báo cáo nhằm thực hiện tốt luật ngân sách Nhà nước.
- Sổ sách: Là những văn bản tài liệu và tập hợp các nghiệp vụ chứng từ đã được xử lý, thanh toán, báo cáo, ghi sổ và lưu trữ.
Hồ sơ sổ sách kế toán trong nhà trường cũng phải được ghi sổ phản ánh rõ ràng đầy đủ, chính xác, sạch đẹp và khoa học được lưu trữ bảo quản theo quy định chung của Nhà nước.
+ Ý nghĩa tác dụng của công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt:
- Lập hồ sơ kế toán là khâu rất quan trọng.
- Lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho hiệu trưởng và cấp trên quản lý tài chính tốt.
- Lập hồ sơ tốt sẽ lưu trữ đầy đủ chính xác các văn bản, chứng từ đã sử lý của các sự việc giúp cho việc nghiên cứu thực hiện luật ngân sách Nhà nước đúng chủ trương đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước.
- Lập hồ sơ lưu trữ bảo quản tốt sẽ giúp cho việc kế thừa những kinh nghiệm hay, những cách làm sáng tạo sẽ khắc phục tránh được những sai sót không đáng có, từ đó nâng cao chất lượng hiệu quả công tác.
2.1 Khảo sát thực tế
Chứng từ, sổ sách kế toán là những loại giấy có giá trị như tiền, là các số
liệu được phản ánh ghi lại trong quá trình thu - Chi của đơn vị, là những chứng cứ để lưu trữ hàng chục năm sau nó phản ánh toàn bộ các hoạt động của đơn vị như: Tiền lương cho cán bộ, giáo viên, nhân viên, chi mua sắm tài sản cố định và trang thiết bị phục vụ cho dạy và học, chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi sửa chữa nâng cấp cơ sở vật chất, chi mua văn phòng phẩm, chi phí nghiệp vụ chuyên môn của ngành và các khoản công tác phí... để thanh quyết toán với cơ quan tài chính.
Hồ sơ của tôi lúc nào cũng được đánh giá là hơi lộn xộn, lưu trữ chưa khoa học. Bàn làm việc lúc nào cũng đầy ấp các loại giấy tờ, chưa sắp xếp gọn gàng.
2.2 Nguyên nhân
- Thuận lợi:
Được sự quan tâm của Lãnh đạo Phòng Giáo dục và đào tạo TPVL, BGH trường Mầm non 3 đã trang bị cho kế toán máy móc, thiết bị và tủ đựng chứng từ, sổ sách kế toán riêng. Đồng thời cũng có trang bị một số đồ dùng văn phòng phẩm cho việc quản lý và sử dụng chứng từ, sổ sách kế toán đạt được hiệu quả cao.
Qua đó giúp cho kế toán có điều kiện và thuận lợi cho việc sắp xếp, bố trí, lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán có khoa học hơn, đem lại hiệu quả cao hơn
- Khó khăn: Hồ sơ chứng từ của kế toán qua nhiều năm có rất nhiều, tủ đựng hồ sơ vì vậy cũng ngày càng đầy. Nhưng vì diện tích của trường nhỏ hẹp nên không thể bố trí thêm tủ đựng hồ sơ.
2.3 Đề ra giải pháp:
- Tuyên truyền cho cán bộ, giáo viên, nhân viên biết, làm tốt công tác phối hợp với các bộ phận có liên quan nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận kế toán
- Kế toán phải biết phân loại, sắp xếp chứng từ
- Vệ sinh bảo quản hồ sơ, sổ sách.
2.4 Những nội dung cần đạt:
- Cần nắm rõ tầm quan trọng của việc sắp xếp kho học hồ sơ chứng từ kế toán.
- Những lợi ích của việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán mang lại.
III. GIẢI PHÁP THỰC HIỆN “SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM”
Với thực trạng trên vấn đề nâng cao chất lượng bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán của trường Mầm Non 3 thực hiện một số nội dung và phương pháp như sau:
1/ Trước hết là phải làm tốt công tác tuyên truyền cho cán bộ, giáo viên, nhân viên biết, làm tốt công tác phối hợp với các bộ phận có liên quan nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận kế toán trong việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán phù hợp và hiệu quả.
Kế toán phải xây dựng kế hoạch bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị để mọi người cùng phối hợp thực hiện. Đồng thời kế toán phải là người năng động, sáng tạo có tinh thần trách nhiệm cao, có tinh thần kỹ luật cao, có lề lối làm việc khoa học là người cẩn trọng trong mọi vấn đề để đáp ứng được nhu cầu đặt ra, luôn ý thức trước được công việc của mình.
2/ Phân loại chứng từ:
Muốn làm tốt được công tác bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán thì trước hết kế toán phải sắp xếp chứng từ cho nó khoa học gọn gàng, ngay thẳng, ngăn nắp, đánh số thứ tự, kí hiệu, danh mục logic đóng lại thành tập theo hệ thống danh mục, mục lục ngân sách Nhà nước và cho vào sơ mi niêm phong theo thứ tự từng tháng, từng quí, từng năm và ngoài bìa sơ mi, ghi mã nguồn, chương, loại, khoản, hạng để dể phân biệt và tiện lợi khi ta cần thiết đến chứng từ nào đó ta dể dàng lấy ra nhanh chóng và chính xác và kịp thời không mất thời gian. Đồng thời ta cũng lưu trữ những danh mục, và ký hiệu theo dõi trong hệ thống máy tính.
Để tổng hợp phân tích tình hình sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước cung cấp các thông tin kế toán tài chính cần thiết thuận lợi cho vịêc kiểm tra, kiểm soát các khoản thu – chi quản lý tài chính của đơn vị tốt cần đảm bảo kịp thời đầy đủ chính xác và khoa học.
Tài liệu được chia sẻ miễn phí tại: https://www.dvtuan.com/
- Chẳng hạn khi ta tổng hợp chứng từ để báo cáo quyết toán quý, ngoài việc cập nhật ghi chép vào các sổ có liên quan chúng ta cần xác định rõ nội dung các mục chi để tổng hợp bởi mỗi mục chi có nhiều nghiệp vụ thanh toán khác nhau phải theo đúng luật ngân sách Nhà nước cụ thể như mục 6900 chi phí sữa chưa, duy tu tài sản phục vụ công tác chuyên môn được chi tiết như sau:
Mục 6900: chi phí sửa chữa, duy tu tài sản phục vụ công tác chuyên môn
6907: Chi sửa chữa nhà cửa
6912: Sửa chữa các thiết bị công nghệ thông tin
6913: Sửa chữa các thiết bị văn phòng
6921: Đường điện, cấp thoát nước.
6949: Các tài sản và công trình hạ tầng cơ sở khác.
Khi xác định rõ nội dung mục chi ta tách ra các tiểu mục và dùng nôtet kẹp ở phần đầu góc trái chứng từ của mỗi mục chi đã tổng hợp. Làm như vậy sẽ giúp chúng ta kiểm tra đối chiếu ghi vào sổ lên biểu mẫu báo cáo quyết toán không bị bỏ sót chứng từ, sau khi báo cáo quyết toán được duyệt ta dùng sơ mi nút kẹp lại theo từng quý, năm.
Tủ hồ sơ cần có các ngăn, chúng ta phân loại, sắp xếp theo thứ tự hàng quý, hàng năm gọn gàng, ngăn nắp và dùng các ký hiệu cho các ngăn tủ hồ sơ để nhìn vào chúng ta dễ nhận biết, nhanh chóng lấy được hồ sơ cần tìm, giúp cho việc kiểm tra dễ dàng, thuận lợi, không mất thời gian tìm kiếm.
Qua đó tôi học được cách sắp xếp và phân loại chứng từ một cách khoa học, không sợ thất lạc chứng từ. Khi cần tìm lấy là có ngay.
3/ Công tác vệ sinh bảo quản hồ sơ kế toán:
Trên thực tế việc bảo quản hồ sơ kế toán phần lớn bằng công nghệ khoa học hiện đại song cũng không hẳn được vẹn toàn chúng ta phải thường xuyên diệt virus để nó không phá huỷ hồ sơ…Công tác này rất cần thiết nhưng chúng ta cũng không thể bỏ qua công tác vệ sinh và bảo quản hồ sơ kế toán thủ công.
Nếu chúng ta chỉ sắp xếp quản lý hồ sơ tốt không thì chưa đủ mà chúng ta cần phải giữ gìn cho hồ sơ luôn mới, sạch, khoa học đó là ta phải thường xuyên vệ sinh hồ sơ như: Lau chùi bụi bẩn sạch sẽ, chứng từ mỗi quý sau khi báo cáo quyết toán đã được duyệt cho vào sơ mi kẹp lại theo quý, năm. Ngoài ra mỗi tháng, quý chúng ta phải xịt thuốc mối, kiến, dán để hồ sơ luôn mới không bị hư, mục nát. Nếu có thì báo cáo với Lãnh đạo để có biện pháp xử lý kịp thời. Nếu không thì niêm phong lại bỏ vào tủ cất lại như cũ.
Qua việc thực hiện giải pháp trên, nếu chúng ta làm tốt việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán như trên thì đã đem lại hiệu quả cao nhất và lưu trữ được lâu dài, đồng thời tạo được niềm tin cho các cấp Lãnh đạo.
Sau khi thực hiện giải pháp trên thì hồ sơ sổ sách của tôi được bảo quản sạch sẽ, gọn gàng. Còn những hồ sơ trên máy vi tính được tôi lưu trữ trên mail cá nhân, trong USB khi cần dùng là có.
IV. KẾT QUẢ THU ĐƯỢC TỪ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM:
Trên đây là một số giải pháp mà bản thân tôi đã đúc kết từ thực tế trong công tác nhiều năm và qua nghiên cứu tài liệu mà tôi tập hợp lại để cùng trao đổi với đồng nghiệp, tuy không phải là những chuẩn mực tuyệt đối song tôi nghĩ đó là những việc làm thiết thực đối với bản thân tôi nói riêng và đối với mỗi người làm kế toán nói chung bởi khi tôi áp dụng những biện pháp trên bản thân tôi đã thu được những hiệu quả tối ưu, đó là bản thân luôn hình thành cho mình thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ, sử lý công việc nhanh, gọn, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
Trước khi ứng dụng cấp trên về kiểm tra hồ sơ sắp xếp không được ngăn nắp, khoa học cho lắm nên hồ sơ chỉ đạt: Loại khá. Sau khi ứng dụng, hồ sơ luôn sắp xếp khoa học, ngăn nắp đảm bảo độ chính xác, đầy đủ kịp thời khi báo cáo và luôn giữ được hồ sơ mới không bị thất lạc hay rách nát giúp cho việc thanh kiểm tra thuận lợi, quản lý tài chính chặt chẽ hơn. Chính vì vậy mà công tác quản lý hồ sơ kế toán của tôi đã được trường, cấp trên về kiểm tra đạt loại: Tốt
Bản thân tôi bớt vất vả trong việc tìm kiếm khi lãnh đạo cần một chứng từ kế toán để tra cứu trong việc chi một hoạt động giữa năm này và năm khác, hay khi cán bộ giáo viên thắc mắc về vấn đề lương ở một năm nào đó.
V. KHẢ NĂNG NHÂN RỘNG:
Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ thông tin đã tác động đến mọi lĩnh vực trong xã hội. Song sáng kiến này có thể áp dụng rộng rãi vì nó rất thiết thực không tốn kém, không sợ virus phá huỷ. Tôi cũng đã trao đổi kinh nghiệm này với môt số trường như Mầm non 4, Huỳnh Kim Phụng…cũng đang áp dụng vào thực tiễn và đạt kết quả cao.
VI. KẾT LUẬN, Ý KIẾN ĐỀ XUẤT:
1. Kết luận:
Từ thực tiễn công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán mà bản thân tôi qua nhiều năm làm công tác kế toán tôi rút ra được những kinh nghiệm sau:
Một là: kế toán phải nắm rõ thực trạng của đơn vị, xác định tầm quan trọng của chứng từ, sổ sách kế toán từ đó đề ra chương trình hoạt động bảo quản cho phù hợp và đề ra biện pháp quản lý chứng từ, sổ sách kế toán mang tính khả thi.
Hai là: Kế toán phải nắm vững các văn bản pháp qui của nhà nước, của ngành xem đó là cẩm nang cho mọi hoạt động của mình.
Ba là: Kế toán phải phối hợp tốt với các bộ phận của Phòng Giáo dục & Đào tạo nhằm thúc đẩy cho công việc được hoàn thành sớm nhất và có hiệu quả cao nhất.
Bốn là: Kế toán phải có kế hoạch hoạt đồng từ đầu năm, qua đó nắm được lộ trình hoạt động của mình mà thực thi công việc được tốt nhất của nhiệm vụ được giao.
Tóm lại: Quản lý chứng từ, sổ sách kế toán ở một cơ quan đơn vị rất quan trọng của người kế toán nhằm tạo điều kiện thiết yếu cho việc lập kế hoạch thu - Chi tài chính có hiệu quả, tiết kiệm, không lãng phí, và tạo điều kiện cho cơ quan đơn vị thực hiện tốt nhiệm vụ mà cấp trên giao phó.
2. Đề xuất
Kính mong ban giám hiệu và các cấp lãnh đạo, tạo điều kiện mở các lớp bồi dưỡng kế toán để nâng cao trình độ cũng như hiểu rõ hơn về các chế độ chính sách mới của Đảng và Nhà nước về công tác kế toán; tham mưu với Ban lãnh đạo hỗ trợ về kinh phí trang bị thêm tủ hồ sơ để thực hiện công tác này ngày càng tốt hơn.
Đề tài này chắc chắn không tránh khôi những thiếu sót, rất mong hội đồng khoa học các cấp và đồng nghiệp góp ý trao đổi để bản thân tôi có thêm được nhiều kinh nghiệm tốt hơn trong việc lưu trữ hồ sơ kế toán. Tôi xin chân thành cảm ơn!
Tài liệu được chia sẻ miễn phí tại: https://www.dvtuan.com/